Guía para acompañar a un cliente monotributista mientras hace, desde su propia sesión de ARCA, los trámites que habilitan al servicio a emitir sus Facturas C.
Está escrita para leerse en voz alta durante una videollamada o sentados al lado: cada paso dice qué buscar en pantalla y qué significa lo que aparece.
La Clave Fiscal del cliente no se pide nunca. Ni por chat, ni por mail, ni "para hacerlo más rápido". La delegación es justamente el mecanismo que ARCA ofrece para evitarlo: el cliente autoriza al CUIT del servicio a operar un servicio puntual en su nombre, y el servicio opera con su propio certificado digital. Si en algún momento de la llamada surge la idea de compartir la clave, la respuesta es que no hace falta y no se hace.
Qué se está autorizando, en una frase
El cliente le da permiso al CUIT del servicio para usar un solo servicio de ARCA en su nombre: "Facturación Electrónica" por Web Services. No es acceso a su cuenta, no incluye ningún otro trámite, y se puede revocar en cualquier momento (ver el último apartado).
Antes de empezar
Conviene tener resuelto esto antes de la llamada, porque cada punto que falta corta el trámite por la mitad:
| Requisito | Cómo se verifica | Si falta |
|---|---|---|
| El cliente tiene CUIT y está inscripto en monotributo | Lo sabe el cliente | No hay trámite posible hasta que se inscriba |
| Clave Fiscal nivel 3 | Al entrar al portal, si permite usar "Administrador de Relaciones" | Se eleva el nivel en un cajero de banco o con la app de ARCA. Es el bloqueo más común |
| CUIT del servicio (el representante) | 20391556734 | — |
| Saber si ya factura por otro medio | Preguntarle | Cambia el paso del punto de venta (ver la advertencia ahí) |
- Requisito
- El cliente tiene CUIT y está inscripto en monotributo
- Cómo se verifica
- Lo sabe el cliente
- Si falta
- No hay trámite posible hasta que se inscriba
- Requisito
- Clave Fiscal nivel 3
- Cómo se verifica
- Al entrar al portal, si permite usar "Administrador de Relaciones"
- Si falta
- Se eleva el nivel en un cajero de banco o con la app de ARCA. Es el bloqueo más común
- Requisito
- CUIT del servicio (el representante)
- Cómo se verifica
- 20391556734
- Si falta
- —
- Requisito
- Saber si ya factura por otro medio
- Cómo se verifica
- Preguntarle
- Si falta
- Cambia el paso del punto de venta (ver la advertencia ahí)
Lo que el servicio necesita recibir al final del trámite: el número de punto de venta que se cree en el paso 2. Nada más. Ningún dato secreto.
Tiempo estimado: entre 15 y 25 minutos si el nivel 3 ya está resuelto.
Paso 1 — Delegar el servicio de Facturación Electrónica
Este paso lo hace el cliente, desde su sesión.
- Entrar a la web de ARCA e iniciar sesión con CUIT y Clave Fiscal.
- Buscar en el listado de servicios "Administrador de Relaciones de Clave Fiscal" y abrirlo. Si no aparece en el escritorio, se agrega desde el buscador de servicios del portal.
- Si el portal ofrece elegir contribuyente, seleccionar el CUIT del cliente (aparece cuando la persona administra más de un contribuyente).
- Hacer clic en "Nueva Relación".
- En el campo del servicio, hacer clic en "Buscar". Se abre un árbol de servicios: elegir el logo de ARCA a la izquierda, después "WebServices" y dentro de esa lista "Facturación Electrónica".
- En el campo "Representante", hacer clic en "Buscar" e ingresar el CUIT del servicio: 20391556734. Confirmar que el nombre que devuelve el sistema sea el esperado antes de continuar — es la única validación visual de que se está delegando a quien corresponde.
- Confirmar la relación. ARCA pide aceptar y genera un comprobante del trámite; conviene descargarlo o sacarle una captura.
Al terminar, la nueva relación queda listada en la misma pantalla. Que aparezca ahí es la confirmación de que el paso salió bien.
Puede tardar en propagarse. Es normal que la delegación recién hecha no funcione en el primer intento y sí unos minutos después. No es un error del trámite.
Paso 2 — Crear el punto de venta para Web Services
El punto de venta es la "caja" desde la que se numeran los comprobantes. Este también lo hace el cliente, desde su sesión.
- Volver al listado de servicios y abrir "Administración de puntos de venta y domicilios".
- Seleccionar el CUIT del cliente si lo pide.
- Agregar un punto de venta nuevo y elegir como sistema de facturación "Factura Electrónica - Web Services" (según la pantalla puede figurar como "RECE - Web Services" o similar; lo que importa es que diga Web Services, no "Comprobantes en línea").
- Asociarlo al domicilio fiscal que corresponda y confirmar.
- Anotar el número que ARCA asignó. Ese número es lo único que hay que pasarle al servicio.
Crear uno nuevo, no reutilizar uno existente. Cada punto de venta pertenece a un solo canal de emisión, y la numeración de comprobantes no admite huecos ni saltos. Un punto de venta que ya tuvo actividad por otro medio — el facturador web, un sistema anterior — arrastra una numeración que no le corresponde a este sistema y genera rechazos. Si el cliente ya factura por otro lado, ese punto de venta se deja intacto y se crea uno aparte.
Paso 3 — Del lado del servicio
Este paso no lo hace el cliente y no requiere su presencia: se puede resolver después de cortar la llamada.
La delegación del paso 1 autoriza al CUIT del servicio, pero todavía falta asociar esa autorización al certificado digital con el que el sistema se conecta. Son dos trámites distintos e independientes, y hacen falta los dos: si falta cualquiera de ellos, ARCA rechaza la operación.
Del lado del servicio hay que:
- Entrar al "Administrador de Relaciones de Clave Fiscal" con el CUIT del servicio.
- Ubicar la delegación que acaba de otorgar el cliente.
- Asociarla al computador fiscal correspondiente, es decir, al alias del certificado digital de producción que usa el sistema.
- Dar de alta al emisor en el sistema con su CUIT, su razón social o nombre y apellido, y el número de punto de venta del paso 2.
Paso 4 — Verificar que quedó andando
Desde la app, entrando con el usuario del cliente:
- Ir a Perfil.
- Tocar "Verificar delegación ahora" y confirmar el diálogo.
- El estado de la delegación tiene que pasar a Activa.
Si sigue en pendiente o da error de autorización, esperar unos minutos y repetir: el alta de la delegación puede tardar en propagarse. Si después de un rato sigue fallando, ver la tabla de problemas.
La prueba definitiva es emitir una factura chica de verdad y confirmar que devuelve un CAE.
Todo lo que se emite en producción es real. No existe el modo prueba: una factura emitida por error cuenta para la facturación del monotributo. Si la primera se hace sólo para probar, anularla enseguida con la nota de crédito desde la app. Es una práctica normal, pero conviene avisarle al cliente antes de tocar el botón, no después.
Qué cambia para el cliente después de esto
Vale la pena decirlo en la misma llamada, porque es la primera pregunta que aparece a los pocos días:
- Los comprobantes nuevos no van a aparecer en "Comprobantes en línea". Ese es el facturador web manual y es un canal separado: sólo muestra lo que se emitió con él. No es un error ni una factura perdida.
- La vista que los muestra todos es "Mis Comprobantes", y puede tardar entre varias horas y dos días en reflejarlos. La verificación inmediata es el código QR del PDF, que valida contra ARCA en el momento.
- El cliente sigue siendo el emisor de sus facturas a todos los efectos. La delegación sólo define quién opera el sistema que las emite.
Problemas frecuentes
| Lo que se ve | Causa habitual | Qué hacer |
|---|---|---|
| "Administrador de Relaciones" no aparece o no deja operar | Clave Fiscal de nivel menor a 3 | Elevar el nivel en un cajero automático o con la app de ARCA, y retomar |
| "Facturación Electrónica" no está en el árbol de WebServices | El servicio no está adherido al CUIT | Adherirlo primero desde el buscador de servicios del portal, después repetir el paso 1 |
| El buscador de representante no encuentra el CUIT | Un dígito mal tipeado | Verificar el CUIT del servicio contra esta guía |
| La app sigue mostrando la delegación pendiente | El alta todavía no propagó, o falta el paso 3 | Esperar unos minutos y reintentar; si persiste, revisar la asociación al certificado |
| Rechazo por punto de venta inválido | El número cargado en el sistema no coincide con el creado en ARCA | Comparar el número del paso 2 con el que quedó dado de alta |
| Rechazo de numeración | Se reutilizó un punto de venta con actividad previa | Crear uno nuevo y exclusivo para este sistema |
- Lo que se ve
- "Administrador de Relaciones" no aparece o no deja operar
- Causa habitual
- Clave Fiscal de nivel menor a 3
- Qué hacer
- Elevar el nivel en un cajero automático o con la app de ARCA, y retomar
- Lo que se ve
- "Facturación Electrónica" no está en el árbol de WebServices
- Causa habitual
- El servicio no está adherido al CUIT
- Qué hacer
- Adherirlo primero desde el buscador de servicios del portal, después repetir el paso 1
- Lo que se ve
- El buscador de representante no encuentra el CUIT
- Causa habitual
- Un dígito mal tipeado
- Qué hacer
- Verificar el CUIT del servicio contra esta guía
- Lo que se ve
- La app sigue mostrando la delegación pendiente
- Causa habitual
- El alta todavía no propagó, o falta el paso 3
- Qué hacer
- Esperar unos minutos y reintentar; si persiste, revisar la asociación al certificado
- Lo que se ve
- Rechazo por punto de venta inválido
- Causa habitual
- El número cargado en el sistema no coincide con el creado en ARCA
- Qué hacer
- Comparar el número del paso 2 con el que quedó dado de alta
- Lo que se ve
- Rechazo de numeración
- Causa habitual
- Se reutilizó un punto de venta con actividad previa
- Qué hacer
- Crear uno nuevo y exclusivo para este sistema
Cómo revocar la delegación
Conviene mencionarlo al final: saber que se puede deshacer en cualquier momento suele ser lo que destraba la decisión.
Entrar al "Administrador de Relaciones de Clave Fiscal", ubicar la relación otorgada al CUIT del servicio y eliminarla. El efecto es inmediato: el sistema deja de poder emitir en nombre del cliente. Los comprobantes ya emitidos no se tocan — son del cliente y siguen siendo válidos.
Nota sobre esta guía
Los nombres de las pantallas del portal de ARCA cambian cada tanto. Si algún menú no coincide exactamente con lo descripto acá, lo que hay que buscar es el concepto: administrador de relaciones, nueva relación, web services, facturación electrónica, puntos de venta.